Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden en geldt tussen Fourwrd V.O.F. (De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk, KvK 42087615), hierna “verwerker” of “wij”, en de klant die BookingBaygebruikt, hierna “verantwoordelijke” of “jij”. Zij geldt voor alle persoonsgegevens van jouw klanten, leads en teamleden die wij in jouw opdracht verwerken (artikel 28 AVG). Door je account aan te maken ga je met deze overeenkomst akkoord; een handtekening is niet nodig. Op verzoek sturen we een ondertekend exemplaar.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om de dienst aan jou te leveren, voor support op jouw verzoek, voor beveiliging en voor niet-herleidbare productstatistiek. Wij gebruiken ze niet voor eigen marketing en verkopen ze niet.

• Jij bepaalt doel en middelen, hebt een grondslag voor de verwerking en informeert je klanten (bijvoorbeeld met een eigen privacyverklaring; die kun je in het dashboard koppelen zodat hij in de footer van je klantsite en in de boekwidget verschijnt).
• Jij verwijdert klanten en leads die je niet meer nodig hebt en handelt verzoeken van betrokkenen af; wij ondersteunen (zie 7).
• Reviews plaats je alleen met toestemming van de genoemde persoon; je legt de datum daarvan vast in het dashboard.
• Het reviewverzoek en de Google Calendar-koppeling zet je alleen aan als je daar zelf een grondslag voor hebt.

• Wij verwerken alleen op jouw gedocumenteerde instructies (het gebruik van de functies van BookingBay geldt als instructie) en niet buiten de EER, behalve via de in artikel 6 genoemde subverwerkers.
• Onze medewerkers zijn tot geheimhouding verplicht en hebben alleen toegang voor zover nodig voor support en beheer.
• Wij helpen je bij het nakomen van je verplichtingen (rechten van betrokkenen, beveiliging, meldplicht datalekken, DPIA) en verstrekken de informatie die daarvoor nodig is.
• Wij informeren je als een instructie naar ons oordeel in strijd is met de AVG.

Wij treffen ten minste de volgende maatregelen:

• Hosting en database bij Hetzner in Duitsland; versleuteling in transit (TLS, HSTS).
• Wachtwoorden als bcrypt-hash; tweestapsverificatie beschikbaar voor alle gebruikers en verplicht voor onze beheerders.
• API-sleutels van betaalproviders, OAuth-tokens en tweestapsverificatie-geheimen versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM).
• Toegang per rol (eigenaar, beheerder, manager, lezer) en een audit-log van handelingen.
• Beperking van inlogpogingen en van verzoeken op publieke formulieren; beveiligingsheaders.
• Dagelijkse back-ups van de database op onze server in de EU.
• Geüploade afbeeldingen worden van metadata ontdaan en worden bij verwijdering van de organisatie van de schijf verwijderd.

Je geeft algemene toestemming voor de volgende subverwerkers. Bij een wijziging informeren we je minimaal 30 dagen vooraf per e-mail of via het dashboard; je kunt dan gemotiveerd bezwaar maken en, als we geen oplossing vinden, opzeggen.

Voor de abonnementsbetaling die jij aan ons doet, gebruiken wij Mollie als verwerker van onze eigen administratie; dat valt onder onze privacyverklaring, niet onder deze verwerkersovereenkomst. Ons interne Discord-kanaal ontvangt geen persoonsgegevens van jouw klanten (alleen organisatienaam, id's en een link naar ons beheerpaneel). Websitestatistieken (Plausible, zelf gehost) meten wij niet op jouw klantsite, boekwidget of klantportaal.

Verzoeken van jouw klanten (inzage, correctie, verwijdering, overdracht, bezwaar) handel jij af. Het dashboard biedt daarvoor: klant- en boekingsgegevens inzien en bewerken, klanten en leads verwijderen, en boekingen exporteren als CSV. Ontvangen wij zelf zo'n verzoek, dan sturen we het binnen vijf werkdagen naar jou door en helpen we waar nodig, tenzij de wet ons verplicht zelf te handelen.

Onze beheerders kunnen voor support en beheer de gegevens van jouw organisatie inzien in ons beheerpaneel en, als dat voor een supportvraag nodig is, tijdelijk als een van jouw gebruikers in het dashboard meekijken (“inloggen als”). Daarvoor geldt:

• alleen op jouw verzoek of om een storing of misbruik te onderzoeken;
• elke start en stop wordt in de audit-log van jouw organisatie vastgelegd en is voor jou zichtbaar onder Instellingen → Audit-log;
• de beheerder kan daarbij geen wachtwoorden of versleutelde sleutels lezen;
• beheerdersaccounts hebben verplicht tweestapsverificatie.

Exports die wij vanuit het beheerpaneel maken (bijvoorbeeld een CSV van je klanten op jouw verzoek) worden na levering aan jou niet door ons bewaard.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die wij in jouw opdracht verwerken, informeren we je zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking per e-mail aan de eigenaar(s) van je organisatie, met: wat er is gebeurd, welke gegevens en betrokkenen het betreft, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die wij hebben genomen. Wij helpen je met de melding bij de toezichthouder (binnen 72 uur) en aan betrokkenen. Ons interne draaiboek: inbreuk vaststellen en isoleren, omvang bepalen, sleutels en sessies roteren waar nodig, betrokken klanten informeren, oorzaak wegnemen en het incident vastleggen.

Op verzoek verstrekken wij de informatie die je nodig hebt om aan te tonen dat wij aan artikel 28 AVG voldoen (deze overeenkomst, de lijst met subverwerkers, een beschrijving van onze maatregelen). Eens per jaar, of vaker bij een concrete aanleiding, kun je op eigen kosten een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige, na minimaal 30 dagen aankondiging en met inachtneming van de vertrouwelijkheid van andere klanten.

• Tijdens de overeenkomst bewaren wij de gegevens zolang jij ze in BookingBay laat staan. Als vangnet anonimiseren wij klanten en boekingen automatisch 7 jaar na de laatste boeking en wissen wij afgehandelde leads na 12 maanden en de audit-log na 24 maanden.
• Je kunt je gegevens op elk moment exporteren (CSV) en je organisatie zelf verwijderen (Instellingen → Organisatie). Bij verwijdering wissen wij items, klanten, boekingen, leads, reviews, pagina's, koppelingen en de geüploade afbeeldingen van de schijf.
• Na het einde van je abonnement of proefperiode blijft je organisatie 12 maanden beschikbaar om te hervatten of te exporteren. Daarna verwijderen wij de organisatie automatisch, inclusief alle persoonsgegevens van jouw klanten en de geüploade afbeeldingen; 30 dagen vóór die verwijdering mailen wij alle eigenaren de datum. Wil je eerder verwijderen, dan doe je dat zelf in het dashboard. Facturen en betaalgegevens bewaren wij 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Verwijderde gegevens kunnen nog in back-ups aanwezig zijn totdat die volgens onze back-upcyclus worden overschreven; back-ups worden alleen gebruikt voor herstel na een storing.

Voor aansprakelijkheid gelden de bepalingen van de algemene voorwaarden. Deze overeenkomst loopt zolang wij persoonsgegevens in jouw opdracht verwerken en eindigt met de verwijdering van je organisatie. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Vragen over deze verwerkersovereenkomst of een verzoek van een betrokkene? Mail contact@fourwrd.nl.