In het kort
BookingBay is boekingssoftware voor verhuurbedrijven. We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren, hosten in de Europese Unie en verkopen geen gegevens. Deze verklaring beschrijft precies wat we doen, in de volgorde waarin je het tegenkomt: als bezoeker van deze website, als verhuurder met een account, en als klant van een verhuurder die via BookingBay boekt.
Wie is verantwoordelijk
Fourwrd V.O.F., De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk, KvK 42087615, btw NL869652308B01, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij zelf verwerken (bezoekers van deze site, accounts, abonnementen, support). Contact: contact@fourwrd.nl, +31 85 369 7519.
Voor de gegevens die een verhuurder via BookingBay verwerkt over zijn eigen klanten (boekingen, contactaanvragen, reviews) is die verhuurder de verantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst; zie ook de paragraaf Klanten van verhuurders hieronder.
Wat wij verwerken, waarom en hoe lang
Onderstaande tabel geldt voor bezoekers van deze website en voor verhuurders (en hun teamleden) met een account. Bewaartermijnen worden door een dagelijkse opruimtaak toegepast, tenzij anders vermeld.
| Doel | Grondslag | Gegevens | Ontvangers | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Account aanmaken en inloggen | Uitvoering van de overeenkomst | Naam, e-mailadres, wachtwoord (bcrypt-hash), optioneel tweestapsverificatie-geheim (versleuteld) en back-upcodes (gehasht), tijdstip van registratie | Hetzner (hosting), Zoho Mail (verificatie- en wachtwoordmails) | Zolang het account bestaat. Je verwijdert je account zelf via Instellingen → Profiel. |
| Organisatie, abonnement en facturatie | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) | Organisatienaam, plan, proefperiode, facturatiegegevens (bedrijfsnaam, adres, factuur-e-mail, optioneel btw-nummer), betaalstatus, betaal-id, bedrag en betaalmethode van Mollie | Mollie (betaling en incassomandaat: naam en e-mailadres van de eigenaar, bedrag), Hetzner | Facturen en betaalgegevens 7 jaar (wettelijk). Overige gegevens zolang de organisatie bestaat: na het einde van abonnement of proefperiode nog 12 maanden, daarna wordt de organisatie automatisch verwijderd (30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd). |
| Support en contact | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang (vragen beantwoorden) | Naam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat opgeeft), inhoud van je bericht of ticket | Zoho Mail, Hetzner. Ons interne Discord-kanaal krijgt alleen een melding met organisatienaam, ticket-id en een link naar ons beheerpaneel — geen namen, adressen of berichtinhoud. | Tickets zolang de organisatie bestaat. Contactformulier-mails in onze mailbox tot afhandeling. |
| Audit-log van handelingen in het dashboard | Gerechtvaardigd belang (beveiliging, aantoonbaarheid, fraudepreventie) | Gebruikers-id, actie, tijdstip, betrokken record; bij leads en herinneringen ook het e-mailadres van de betrokken klant | Hetzner | 24 maanden, daarna automatisch gewist. |
| Servicemededelingen en e-mails | Uitvoering van de overeenkomst (transactioneel); gerechtvaardigd belang (servicemededelingen); toestemming (productnieuws) | E-mailadres, naam | Zoho Mail | Transactionele mails (verificatie, wachtwoord, uitnodiging, verlenging, incasso-aankondiging, factuur, ticketreactie) horen bij je account. Algemene mededelingen kun je per e-mail afmelden via de link in de mail; productnieuws sturen we alleen na opt-in in je profiel. |
| Websitestatistieken | Gerechtvaardigd belang (weten hoe de site wordt gebruikt) | Geanonimiseerde paginaweergaven; geen cookies, geen individuele profielen | Niemand — Plausible draait op onze eigen server (stats.fourwrd.nl, Hetzner, EU). Volgens de standaardwerking van Plausible wordt het IP-adres niet opgeslagen maar alleen tijdelijk gebruikt voor een dagelijks wisselende, niet-herleidbare telling. | Statistieken zijn niet tot personen herleidbaar. |
| Technische serverlogs | Gerechtvaardigd belang (beveiliging, storingsanalyse) | IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL, browser — alleen op de webserver, niet in de applicatie-database | Hetzner | Kort, alleen voor het onderzoeken van storingen en misbruik. |
| Beveiliging (inlogpogingen, misbruik) | Gerechtvaardigd belang | Aantal mislukte inlogpogingen per e-mailadres, aantal verzoeken per IP-adres op publieke formulieren | Hetzner | Tellers vervallen automatisch na maximaal 15 minuten; oude tellers worden dagelijks opgeruimd. |
| Sales-contact met bedrijven die nog geen klant zijn | Gerechtvaardigd belang (zakelijke acquisitie). Je kunt altijd bezwaar maken. | Naam contactpersoon, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, bron van het contact, gespreksnotities. Bron: eigen contact met ons, een verwijzing of openbare bedrijfsgegevens. | Hetzner. Ons interne Discord-kanaal krijgt alleen bedrijfsnaam en id. | 12 maanden na het laatste contact zonder vervolg, daarna automatisch gewist; bij klantwording gaan de gegevens over naar het klantdossier. |
Verplichte gegevens. Zonder naam en e-mailadres kun je geen account aanmaken; zonder bedrijfsnaam en adres kunnen we geen factuur maken en dus geen betaald abonnement starten. Alle andere velden zijn optioneel.
Geautomatiseerde besluitvorming. We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking en maken geen profielen.
Demo-omgeving. De demo op deze site gebruikt fictieve bedrijven en personen.
Klanten van verhuurders (eindklanten)
Boek je via een klantsite of boekwidget van een verhuurder, of stuur je daar een contactaanvraag, dan is die verhuurder de verantwoordelijke voor je gegevens. Zijn contactgegevens en (als hij die heeft ingesteld) zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring staan in de footer van zijn site en boven de boekknop. BookingBay verwerkt je gegevens in opdracht van de verhuurder. Concreet doen wij het volgende:
- Opslag van je boeking (naam, e-mailadres, telefoonnummer als de verhuurder dat verplicht stelt, gekozen item, datum en tijd, opmerkingen, prijs, betaalstatus) en van contactaanvragen, op onze servers bij Hetzner in Duitsland.
- E-mails namens de verhuurder: een boekingsbevestiging met een persoonlijke link naar je boeking (alleen als de verhuurder het klantportaal aan heeft) en een herinnering ongeveer een dag voor de start. Deze mails worden vanaf een BookingBay-adres verzonden en vermelden de naam van de verhuurder.
- Reviewverzoek: alleen als je bij het boeken het (niet vooraf aangevinkte) vakje “Stuur mij na afloop een reviewverzoek” hebt aangezet én de verhuurder deze functie gebruikt. Elke reviewmail bevat een afmeldlink.
- Online betalen: kies je voor online betalen, dan word je doorgestuurd naar de betaalomgeving van de betaalprovider van de verhuurder (Mollie of Stripe). Wij geven daarbij alleen het bedrag, een omschrijving en het boekingsnummer door; je bankgegevens gaan rechtstreeks naar de betaalprovider en zien wij niet. Bewaar de betaalstatus en het betaalkenmerk bij de boeking.
- Agenda van de verhuurder: heeft de verhuurder Google Calendar gekoppeld, dan zet BookingBay je boeking (itemnaam, je naam, datum/tijd, opmerkingen en je e-mailadres als genodigde) in de door hem gekozen Google-agenda.
- Geen statistieken of tracking: op klantsites, in de boekwidget en in het klantportaal laden wij geen analytics-script. Kaarten (Google Maps) en video's (YouTube, Vimeo) op een klantsite worden pas geladen nadat je daar zelf op klikt; tot dat moment gaat er niets naar Google, YouTube of Vimeo.
- Bewaren: de verhuurder bepaalt hoe lang je gegevens worden bewaard en kan ze zelf verwijderen. Als vangnet anonimiseren wij klant- en boekingsgegevens automatisch 7 jaar na de laatste boeking (fiscale bewaartermijn van de verhuurder) en wissen we afgehandelde contactaanvragen na 12 maanden.
Wil je je gegevens inzien, laten corrigeren of verwijderen? Neem contact op met de verhuurder. Kom je er samen niet uit, mail dan contact@fourwrd.nl; wij helpen de verhuurder om je verzoek uit te voeren.
Google Calendar-koppeling
Verhuurders kunnen hun Google-agenda koppelen. Dat gebeurt alleen op hun eigen initiatief via het toestemmingsscherm van Google. Wij vragen daarbij de rechten “agenda-afspraken bekijken en bewerken” en het e-mailadres van het Google-account.
- Wat we ophalen:de lijst met agenda's van het account (om er één te kiezen) en de afspraken in de gekozen agenda's: begin- en eindtijd, titel en afspraak-id.
- Waarvoor:boekingen als afspraak in de agenda zetten en afspraken uit de agenda als “niet beschikbaar” in BookingBay tonen, zodat er geen dubbele boekingen ontstaan.
- Wat we opslaan:de toegangs- en vernieuwingstokens (versleuteld met AES-256-GCM), het account-e-mailadres, de gekozen agenda-id's en per externe afspraak de begin-/eindtijd, titel en afspraak-id.
- Wat we níet doen: Google-gegevens delen met derden, gebruiken voor advertenties of voor iets anders dan de synchronisatie hierboven.
- Stoppen: pauzeer of verwijder de koppeling in Dashboard → Koppelingen; wij trekken dan de toegang bij Google in en stoppen de synchronisatie. Je kunt de toegang ook zelf intrekken via de beveiligingsinstellingen van je Google-account.
Het gebruik van gegevens uit Google-API's voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use).
Ontvangers en subverwerkers
Wij schakelen de volgende partijen in. Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst of gelijkwaardige afspraak gesloten. Buiten de EER verwerken we alleen bij Google en Stripe, en alleen wanneer een verhuurder die koppeling zelf activeert.
| Partij | Land | Waarvoor | Doorgifte |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Duitsland (EU) | Hosting van de applicatie en database, dagelijkse back-ups van de database op onze server | Geen (EU) |
| Zoho Mail (Zoho Corporation) | EU-datacenter | Verzenden van alle e-mail (transactioneel en service) | Geen (EU) |
| Mollie B.V. | Nederland | Abonnementsbetalingen en incassomandaten van verhuurders; daarnaast online betalingen van eindklanten als de verhuurder Mollie heeft gekoppeld (met zijn eigen Mollie-account) | Geen (EU) |
| Stripe Payments Europe Ltd / Stripe Inc. | Ierland / Verenigde Staten | Alleen online betalingen van eindklanten als de verhuurder Stripe heeft gekoppeld (met zijn eigen Stripe-account); wij gebruiken Stripe niet voor onze abonnementen | Stripe is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework en hanteert standaardcontractbepalingen |
| Google LLC (Google Calendar) | Verenigde Staten | Agenda-synchronisatie, alleen als de verhuurder de koppeling activeert | Google is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework en hanteert standaardcontractbepalingen |
| Plausible Analytics (zelf gehost) | Duitsland (EU), eigen server | Cookieloze websitestatistieken van bookingbay.nl en het dashboard | Geen — geen derde partij betrokken |
| Discord Inc. | Verenigde Staten | Intern meldingskanaal voor ons team. De meldingen bevatten geen persoonsgegevens: alleen organisatienaam, id's en een link naar ons beheerpaneel. | Niet van toepassing (geen persoonsgegevens) |
| Google Maps, YouTube, Vimeo | Verenigde Staten | Alleen op klantsites waar de verhuurder een kaart- of videoblok heeft geplaatst, en pas nadat de bezoeker op “laden” klikt | Bij klikken ontvangt de aanbieder je IP-adres en kan hij cookies plaatsen; dat staat bij het blok vermeld |
Beveiliging
- Alle verbindingen lopen via HTTPS (TLS) met HSTS.
- Wachtwoorden worden als bcrypt-hash opgeslagen; tweestapsverificatie is beschikbaar voor alle gebruikers en verplicht voor onze beheerders.
- API-sleutels van betaalproviders, OAuth-tokens en tweestapsverificatie-geheimen zijn versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM).
- Inlogpogingen en publieke formulieren zijn beperkt in aantal per e-mailadres en IP-adres.
- Handelingen in het dashboard worden gelogd (audit-log) en toegang is per rol beperkt.
- Dagelijkse back-ups van de database op onze server in de EU.
Datalek. Bij een (vermoeden van een) inbreuk beoordelen wij direct de omvang, beperken we de gevolgen, melden we waar vereist binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we de betrokken verhuurders binnen 48 uur na ontdekking (zie verwerkersovereenkomst) en, als dat nodig is, de betrokkenen. Beveiligingsproblemen kun je melden via contact@fourwrd.nl (zie ook security.txt).
Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht van je gegevens, en je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Verhuurders kunnen hun eigen account verwijderen via Instellingen → Profiel en hun organisatie via Instellingen → Organisatie; boekingen en klanten zijn in het dashboard te exporteren (CSV). Voor andere verzoeken mail je contact@fourwrd.nl. We reageren binnen een maand.
Niet tevreden over de afhandeling? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) of, als je in België woont of gevestigd bent, bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina; de datum bovenaan is de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we accounthouders per e-mail of via het dashboard.